Wirtualna Asysta
Wirtualna Asysta
Wirtualna Asysta
Wirtualna Asysta
Klucz do Twojej biznesowej efektywności
Wirtualna asysta to nowoczesne rozwiązanie dla dynamicznych przedsiębiorców i firm, które pragną maksymalizować swoją produktywność przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. e-delegate oferuje profesjonalne wsparcie administracyjne, organizacyjne oraz specjalistyczne, realizowane zdalnie przez doświadczonych wirtualnych asystentów (VA).
Nasze usługi są jak dodatkowe zasilanie dla Twojego biznesu – niezbędne do jego wzrostu i rozwoju. Dzięki wirtualnej asyście, możesz skupić się na kluczowych aspektach swojej działalności, mając pewność, że wszystkie wydelegowane zadania są w rękach zaufanych profesjonalistów.
Jak możemy Ci pomóc?
01.
Administracja & Concierge
02.
Wsparcie
Prawne & Spółki
03.
Wsparcie
Marketingowe
04.
Wsparcie
Graficzne
05.
Wsparcie
Project Managera
06.
Wsparcie
HR (miękkie)
Wirtualna Asysta
Pakiety abonamentowe
DELEGATE 10
10h
od 730 zł
MIESIĘCZNA CENA NETTO
umowa na czas nieokreślony
DELEGATE 20
20h
od 1460 zł
MIESIĘCZNA CENA NETTO
umowa na czas nieokreślony
NAJCZĘŚCIEJ WYBIERANY
DELEGATE 30
30h
od 2190 zł
MIESIĘCZNA CENA NETTO
umowa na czas nieokreślony
DELEGATE 40
40h
od 2920 zł
MIESIĘCZNA CENA NETTO
umowa na czas nieokreślony
DELEGATE 50
50h
od 3650 zł
MIESIĘCZNA CENA NETTO
umowa na czas nieokreślony
Zacznij delegować zadania Twojej wirtualnej asystentce
Korzyści dzięki VA?
Twoja przewaga konkurencyjna
Co zyskujesz?
- BEZPIECZEŃSTWO
- OSZCZĘDNOŚĆ
- SKALOWALNOŚĆ
- ELASTYCZNOŚĆ
- AGENCYJNE KNOW-HOW
- EFEKTYWNOŚĆ
- WSPARCIE SPECJALISTÓW
Najczęściej zadawane pytania
Nasz zespół specjalistów wykona dla Ciebie i Twojej firmy zadania m.in. z obszarów administracji, obsługi klienta, zarządzania projektami, spraw kadrowych i marketingu. Możesz wydelegować dla nas np. znalezienie podwykonawców, prowadzenie dokumentacji kadrowej, a także kompleksowe przeprowadzenie kampanii marketingowej, prowadzenie Twojej strony www czy kanałów w mediach społecznościowych. Nasz zespół specjalizuje się w różnych obszarach i dlatego możemy kompleksowo wesprzeć Cię w prowadzeniu Twojego biznesu i odzyskać dla Ciebie Twój cenny czas.
Jeśli w danym miesiącu wykorzystasz godziny z pakietu, a nadal będziesz potrzebował naszego wsparcia, każda kolejna godzina pracy VA to dodatkowy koszt wg właściwej stawki godzinowej. Wysokość stawki za godzinę pracy ponad pakiet zależna jest od wielkości pakietu, z którego korzystasz. Im pakiet obejmuje więcej godzin roboczych, tym niższa jest stawka za każdą kolejna godzinę ponad pakiet.
W zależności od wybranego pakietu, a także zakresu zleconych zadań, praca może być wykonywana zarówno przez jedną osobę, jak i więcej osób z zespołu, w szczególności kiedy wydelegowane zadania mają charakter specjalistyczny i wybiegający poza obszar kompetencji dedykowanego asystenta lub asystentki. Zawsze jednak przebieg prac jest nadzorowany przez Koordynatora, który zapewni prawidłową, rzetelną i profesjonalną realizację wszystkich zadań.
e-delegate specjalizuje się w obszarze administracji (zarządzanie firmą, kadry, księgowość i inne sprawy bieżące), obsługi klienta oraz marketingu. Nasz zespół to ściśle współpracujący ze sobą specjaliści posiadający kompetencje w różnych obszarach branży wirtualnej asysty i outsourcingu, stale rozwijający swoje umiejętności. Dzięki temu zapweniamy specjalistyczne wsparcie biznesowe w takim zakresie, jakiego właśnie potrzebujesz.
Bezpieczeństwo współpracy to nasz priorytet i jeden z filarów naszej działalności. Już od pierwszego kontaktu z Klientem dbamy o bezpieczeństwo przekazywanych nam danych i informacji, mi.in. dzięki umowie o poufności, a także środkom technicznym, takim jak szyfrowanie danych, przechowywanie ich tylko w najbezpieczniejszych systemach, szeroko pojętej polityce bezpieczeństwa, której na co dzień starannie przestrzegamy.
Z osobą wydelegowaną do wsparcia Twojego biznesu będziesz mógł/mogla komunikowac się mailowo, telefonicznie, przez wskazany przez Ciebie komunikator lub poprzez używane w Twojej firmie oprogramowanie do zarządzania projektami (Asana, Trello, ClickUp, etc.). Komunikujemy się na bieżąco, a czas odpowiedzi staramy się minimalizować, abyś jak najszybciej mógł skorzystać z naszego wsparcia.

Wirtualna asysta
Dowiedz się jak działamy
ADHD często kojarzone jest z dziećmi, jednak równie często dotyka dorosłych. Zespół nadpobudliwości psychoruchowej z deficytem uwagi (ADHD) u dorosłych charakteryzuje się problemami z koncentracją, organizacją pracy oraz zarządzaniem czasem, co może znacznie utrudniać prowadzenie działalności gospodarczej. Czy musi tak być? Czy ADHD u dorosłej osoby jest jednoznaczne z problemami w prowadzeniu firmy? Jednym z kluczowych rozwiązań jest delegowanie zadań, a szczególnie współpraca z wirtualną asystentką. Jak ułatwić sobie życie delegując zadania, kiedy masz zdiagnozowane lub podejrzewasz ADHD?
ADHD u przedsiębiorców – gdzie tkwi problem?
Prowadzenie własnego biznesu jest niezwykle satysfakcjonującą ścieżką zawodową, która pozwala na realizację własnych pasji i ambicji. Wiąże się jednak z wieloma wyzwaniami: zarządzaniem zadaniami, czasem, obsługą, kontaktem z klientami, prowadzeniem dokumentacji, co może być sporym wyzwaniem dla dorosłej osoby z ADHD.
ADHD kojarzone zazwyczaj z dziećmi, równie często dotyka dorosłych, czasem nawet nieświadomych swojej neuroróżorodności. U przedsiębiorców objawy ADHD objawiają się zwykle intensywniej, ze względu na mnogość zadań i presję czasu. Problemy z koncentracją, impulsywność, niedokończone zadania, ciągłe zmiany zainteresowań oraz trudności w systematyczności to codzienność przedsiębiorców z ADHD. Wiele zaczętych zadań, ale żadne Efektem tego jest frustracja, stres i poczucie chaosu, które negatywnie wpływają na jakość zarządzania firmą.
Na szczęście ADHD to nie tylko trudności. To także ogromne pokłady kreatywności, umiejętność szybkiego działania i podejmowania decyzji, które mogą stać się przewagą konkurencyjną, o ile tylko znajdzie się sposób na zarządzanie pozostałymi obszarami firmy. Delegowanie zadań to jeden z najważniejszych kroków w tym procesie.
Przedsiębiorczyni z ADHD – case study
W e-delegate bardzo często spotykamy się i współpracujemy z przedsiębiorcami neuroróżnorodnymi. Mamy pełną świadomość, że taka współpraca wymaga dużo wyczucia, jasnego ustalenia reguł i zasad delegowania, a także dobrego planowania.
“Moja klientka stała się dla mnie inspiracją, by rozwijać się w tym kierunku. Gdy zgłębiłam wiedzę na temat ADHD u osób dorosłych, nagle okazało się, że znam takich osób dużo więcej. Kurs, który ukończyłam pomógł mi z nimi i dla nich pracować.” – mówi Agnieszka Rudak, CEO e-delegate, specjalistka w dziedzinie neuronauk w biznesie i ADHD u dorosłych.
Współpraca z klientką skupiła się na 3 obszarach:
- Oddelegowanie powtarzalnych zadania, nie wymagających osobistej interwencji. Dzięki temu klientka mogła się skupić na sprawach bieżących, wymagających natychmiastowego działania.
- Podział dużych zadań na mniejsze. We współpracy z osobą z ADHD sprawdzają się np. mapowanie umysłowe, które zwiększa produktywność.
- Dbanie o feedback. Regularne i natychmiastowe informacje zwrotne pomagają utrzymać koncentrację i motywację na dobrym poziomie.
“ADHD nie skazuje człowieka na porażkę. Nie jest łatką w życiorysie, a jedynie informacją, dzięki której dana osoba wie, jakich narzędzi potrzebuje. Jednym z nich w tym przypadku było delegowanie zadań, nad którymi chwilami nie mogła się skupić. Dlatego odkładała je na później.” – podsumowuje Agnieszka Rudak.
Dlaczego przedsiębiorcy z ADHD powinni delegować?
Delegowanie pozwala przedsiębiorcom z ADHD skoncentrować się na obszarach, w których są najlepsi – kreatywnym myśleniu, strategicznym planowaniu oraz wizjonerstwie. Zadania administracyjne, rutynowe, wymagające dużej koncentracji i organizacji, mogą być przekazane komuś, kto wykonuje je z łatwością i dokładnością.
Delegowanie:
- Zwiększa produktywność,
- Zmniejsza poziom stresu,
- Pomaga odzyskać kontrolę nad czasem,
- Pozwala wykorzystać naturalne predyspozycje przedsiębiorcy,
- Zapewnia regularność realizacji zadań, które są dla osoby z ADHD trudne do wykonania.
Jak wirtualna asystentka może pomóc przedsiębiorcy z ADHD?
Wirtualna asystentka to specjalistka działająca zdalnie, która przejmuje obowiązki administracyjne, komunikacyjne, marketingowe czy organizacyjne. Dla osoby z ADHD wsparcie takiej osoby może być nieocenione, zwłaszcza ze względu na elastyczność współpracy i możliwość dostosowania zakresu obowiązków do potrzeb przedsiębiorcy.
Od początku współpracy wirtualna asystentka doświadczona we współpracy z osobą z ADHD przeprowadza przyjazny onboarding, dzięki któremu sam proces delegowania staje się uporządkowany i uproszczony. Tutaj kluczowa jest proaktywność, umiejętność przewidywania i znajomość narzędzi, którą posiada wirtualna asystentka.
Po przyjaznym onboardingu i wspólnym ustaleniu dogodnych zasad delegowania lub wręcz samodzielnego podejmowania zadań, wirtualna asystentka jest gotowa do wsparcia w codziennych obowiązkach.
Oto kilka obszarów, w których wsparcie wirtualnej asystentki jest szczególnie wartościowe:
Zarządzanie kalendarzem i planowanie spotkań
Osoby z ADHD często mają trudności z punktualnością i organizacją harmonogramu. Wirtualna asystentka dba o kalendarz, przypomina o ważnych spotkaniach i wydarzeniach oraz planuje je w sposób optymalny, uwzględniając potrzeby przedsiębiorcy.
Komunikacja
Przedsięborcy z ADHD często mają tendencję do szybkiego zapominania o e-mailach, wiadomościach lub telefonach. Asystentka może zarządzać skrzynką pocztową, filtrować korespondencję, odpowiadać na rutynowe zapytania lub ustalać priorytety dla ważnych wiadomości.
Zadania administracyjne
Przygotowanie dokumentów, wystawianie faktur, zarządzanie dokumentacją to zadania, które wymagają regularności i dokładności. Przekazanie tych obowiązków wirtualnej asystentce pozwala uniknąć frustracji związanej z realizacją monotonnych czynności.
Zarządzanie projektami
Dla osoby z ADHD, która łatwo gubi się w wielu projektach jednocześnie, wsparcie w zarządzaniu projektami jest niezwykle cenne. Wirtualna asystentka może przygotować przejrzyste harmonogramy, kontrolować realizację zadań, przypominać o terminach i monitorować postępy.
Organizacja przestrzeni cyfrowej
Przedsiębiorcy z ADHD często mają problemy z utrzymaniem porządku w dokumentach elektronicznych. Wirtualna asystentka zadba o organizację plików, regularne porządkowanie dokumentów oraz tworzenie kopii zapasowych danych.
Ustalanie priorytetów i motywacja
Wirtualna asystentka doświadczona we współpracy z osobą z ADHD może być ogromną pomocą w ustalaniu zadań priorytetowych, które wymagają bezpośredniego udziału przedsiębiorcy, ich organizacji i monitorowaniu ich realizacji. Wiele zadań o niższym priorytecie asystentka realizuje samodzielnie, niejako w tle pracy firmy. Ważną rolę odgrywają też codzienne przypomnienia i codzienna kontrola listy zadań prowadzona przez asystentkę.
Jak skutecznie delegować zadania?
Samo delegowanie nie wystarczy – ważne jest, aby robić to skutecznie. Oto kilka wskazówek, które pomogą przedsiębiorcom z ADHD delegować zadania z sukcesem:
- Jasne instrukcje – zadania przekazywane asystentce powinny być konkretne i precyzyjnie opisane.
- Regularna komunikacja – warto ustalić regularne spotkania, podczas których omawiane będą bieżące zadania, problemy oraz ewentualne zmiany w planach.
- Narzędzia online – wykorzystanie aplikacji takich jak Trello, Asana czy Notion pozwala na bieżąco kontrolować realizację zadań bez konieczności pamiętania o szczegółach.
- Feedback – regularne dawanie informacji zwrotnej pozwala na bieżąco dostosowywać sposób współpracy do indywidualnych potrzeb.
Wybór odpowiedniej wirtualnej asystentki
Przy wyborze wirtualnej asystentki ważne jest znalezienie osoby, która nie tylko posiada odpowiednie umiejętności, ale również rozumie specyfikę pracy z osobą mającą ADHD. Kluczowe cechy to:
- Cierpliwość,
- Dobra organizacja,
- Umiejętność szybkiego reagowania na zmiany,
- Empatia i zrozumienie trudności wynikających z ADHD,
- Komunikatywność.
Wirtualna asystentka – wsparcie dla przedsiębiorcy z ADHD
Wirtualna asystentka może znacząco poprawić jakość życia i funkcjonowania przedsiębiorców z ADHD, pomagając im skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności i eliminując stres związany z zarządzaniem bieżącymi zadaniami. Delegowanie nie jest oznaką słabości, lecz świadomą decyzją pozwalającą na rozwój biznesu oraz pełne wykorzystanie potencjału przedsiębiorcy.
Masz ADHD i nie wiesz, od czego zacząć? Chcesz uporządkować swój biznes i odzyskać cenny czas, ale Twoja neuroróżnorodność Ci to utrudnia? Myślisz, że jesteś skazan_a/y na chaos w swojej firmie? Umów się na konsultację z Agnieszką Rudak, aby ustalić Twoją ścieżkę współpracy z wirtualną asystentką.
Procedury operacyjne w pracy Wirtualnej Asystentki i Executive Assistant, z angielskiego nazywane Standard Operating Procedures (SOP), to szczegółowe instrukcje opisujące, jak wykonywać konkretne zadania i realizować procesy w organizacji. Są one szczególnie ważne dla stanowisk takich jak Executive Assistant, gdzie skuteczność pracy wpływa na funkcjonowanie całej firmy. Dobrze opracowane procedury operacyjne SOP pomagają zapewnić spójność, eliminować błędy i przyspieszać wdrażanie nowych pracowników. Jak stworzyć takie firmowe procedury? Jaka jest korzyść z ich wdrożenia wraz z nawiązaniem współpracy z wirtualną asystentką?
Po co tworzyć procedury operacyjne (SOP) w firmie?
Głównym celem tworzenia i postępowania wg procedur SOP jest standaryzacja procesów. Dzięki jasno określonym procedurom wszyscy członkowie zespołu, a także właśnie wspierająca zarząd Executive Assistant wie, jak realizować powtarzalne zadania, co redukuje ryzyko błędów. SOP są również nieocenionym narzędziem w szkoleniu nowych pracowników, ułatwiając im zrozumienie, jak funkcjonuje organizacja i jakie zadania muszą wykonywać.
Dla Executive Assistant, SOP to kluczowy element w zapewnieniu, że wsparcie zarządu jest realizowane zgodnie z najwyższymi standardami. Umożliwiają one szybką adaptację do dynamicznie zmieniających się wymagań oraz sprawne zarządzanie codziennymi obowiązkami.
Jak stworzyć efektywne procedury operacyjne w firmie?
- Dokumentowanie wszystkich procesów
Pierwszym krokiem do stworzenia efektywnych SOP jest dokładne udokumentowanie każdego procesu, który ma być standaryzowany, a przynajmniej tych kluczowych dla sprawnego i rentownego działania firmy. Ważne jest, aby nie pomijać żadnych kroków — nawet tych, które mogą wydawać się oczywiste. SOP powinny być jasne i precyzyjne, aby każdy, kto z nich korzysta, mógł bez problemu zrozumieć, jak zrealizować dane zadanie.
Przykład: Zarządzanie kalendarzem dyrektora może wymagać stworzenia dokładnych procedur dotyczących rezerwacji spotkań, ustalania priorytetów oraz sposobu komunikowania się z klientami i współpracownikami. - Współpraca z kluczowymi interesariuszami
Tworząc SOP, warto zaangażować osoby, które na co dzień wykonują lub nadzorują dany proces. Dzięki temu można uzyskać praktyczne informacje na temat najlepszych metod realizacji zadań oraz identyfikować potencjalne wyzwania.
Przykład: Jeśli Executive Assistant współpracuje z działem IT w zakresie organizowania wideokonferencji, konieczne jest ustalenie z nimi, jakie narzędzia i procedury techniczne powinny być uwzględnione w SOP. - Szkolenie i wsparcie zespołu
Kiedy SOP są już gotowe, kluczowe jest przeszkolenie zespołu. Nawet najlepiej napisane procedury nie przyniosą efektów, jeśli pracownicy nie będą ich znać i rozumieć. Szkolenia pomagają wyjaśnić niejasności i wprowadzić kulturę pracy zgodną z procedurami.
Przykład: W przypadku Executive Assistant, ważne jest, aby dzięki procedurom wiedziała, jak zarządzać czasem i priorytetami, kiedy organizować spotkania spotkania dla zarządu czy w jaki sposób realizować zadania delegowanie przez pracowników C-Level, uwzględniając SOP. - Regularne aktualizowanie SOP
Procesy w firmach mogą się zmieniać w zależności od rozwoju technologii, zmian w strukturze firmy lub nowych wymagań rynkowych. Dlatego też SOP nie mogą być dokumentem statycznym. Należy je regularnie przeglądać i aktualizować, aby odpowiadały na bieżące potrzeby firmy.
Przykład: Jeśli firma zacznie korzystać z nowego narzędzia do zarządzania projektami, konieczne będzie uaktualnienie SOP dotyczących komunikacji i planowania spotkań. - Budowanie kultury zgodności z SOP Kluczem do sukcesu SOP jest ich konsekwentne stosowanie. W organizacji powinna być promowana kultura przestrzegania standardów, w której wszyscy pracownicy — niezależnie od stanowiska — rozumieją wartość SOP i starają się ich przestrzegać.
Przykład: Executive Assistant jest wzorem dla innych, pokazując, jak odpowiednie korzystanie z SOP wpływa na efektywność pracy całego zespołu.
Korzyści z dobrze opracowanych SOP
- Spójność i precyzja: Dzięki SOP wszystkie działania są wykonywane w ten sam sposób, co zwiększa jakość pracy i eliminuje błędy.
- Szybsze wdrażanie nowych pracowników: Nowi pracownicy mogą szybko nauczyć się procesów i obowiązków, dzięki czemu stają się produktywni w krótszym czasie.
- Lepsza organizacja pracy: SOP pomagają w lepszym zarządzaniu czasem i zadaniami, co jest kluczowe dla Executive Assistant, który musi koordynować wiele różnych działań jednocześnie.
- Efektywność: Stosowanie SOP pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ pracownicy nie muszą każdorazowo zastanawiać się, jak wykonywać powtarzalne zadania.
Jak procedury operacyjne (SOP) poprawiają pracę w firmie
Tworzenie SOP to inwestycja, która przynosi długofalowe korzyści dla organizacji. Executive Assistant, korzystając z SOP, może efektywniej wspierać zarząd, zapewniając, że wszystkie procesy są realizowane zgodnie z ustalonymi standardami. Dzięki dobrze zdefiniowanym procedurom praca staje się bardziej uporządkowana, spójna i efektywna.
Potrzebujesz wsparcia Wirtualnej Asystentki do Twojej firmy albo Executive Assistant dla zarządu Twojej spółki? Wypełnij formularz, żeby poznać naszą ofertę i wsparcie doświadczonego zespołu VA i EA. Odzyskaj czas i przestrzeń na swoje działania.
Executive Assistant (EA), czyli asystent/ka zarządu lub asystent/ka wykonawczy/a, to osoba pełniąca kluczową rolę w organizacji, odpowiedzialna za wsparcie członków najwyższego szczebla kierowniczego (np. prezesa, dyrektora generalnego czy członka zarządu). EA nie jest typowym asystentem administracyjnym. To stanowisko, które wiąże się z dużą odpowiedzialnością i wymaga zaawansowanych umiejętności organizacyjnych, komunikacyjnych oraz strategicznego myślenia. Executive Asistant może pracować zarówno stacjonarnie, jak i wspierać zarząd zdalnie, jako wirtualna asystentka. Przeczytaj i dowiedź się, jakie są zadania i na czym polega praca EA.
Kto to jest Executive Asistant?
Stanowisko Executive Assistant (EA) to jedna z najważniejszych ról wspierających kadrę zarządzającą, stanowiąca kluczowy element w efektywnym funkcjonowaniu organizacji. EA pełni funkcję „prawej ręki” menedżerów najwyższego szczebla, koordynując ich harmonogramy, zarządzając zadaniami i dbając o płynny przepływ informacji wewnątrz firmy. Współczesna EA nie tylko zajmuje się sprawami administracyjnymi, ale również wspiera strategiczne działania zarządu. Jest to osoba, która rozumie cele i potrzeby organizacji. Executive Assistant potrafi dostosować swoje działania do dynamicznie zmieniającego się środowiska biznesowego, wspierając w podejmowaniu kluczowych decyzji i realizując projekty z wielu obszarów. Aby sprostać tej roli, EA musi posiadać rozbudowane umiejętności organizacyjne, doskonałą komunikację interpersonalną, biegłość w zarządzaniu informacją oraz zdolność szybkiego podejmowania decyzji pod presją czasu. Dobrze przygotowana EA potrafi nie tylko zapewnić wsparcie logistyczne, ale także wzmacnia efektywność pracy zarządu. EA tworzy bezpieczną przestrzeń, w której menedżerowie mogą skupić się na kluczowych celach strategicznych.
Zakres obowiązków Executive Assistant
Zadania executive assistant mogą się różnić w zależności od firmy, branży oraz oczekiwań kierownictwa, a także od tego, czy EA ma pracować stacjonarnie, czy wspierać zarząd zdalnie. Ta druga forma pracy EA jest ostatnio coraz częstszym i popularniejszym rozwiązaniem.
Kluczowe obowiązki EA obejmują:
- Zarządzanie kalendarzem: Organizowanie spotkań, konferencji, wideokonferencji oraz nadzór nad kalendarzem przełożonego. EA dba o to, by spotkania były odpowiednio planowane, a czas zarządzającego efektywnie wykorzystywany.
- Koordynacja spotkań i podróży służbowych: Asystent zarządu jest odpowiedzialny za organizowanie i zarządzanie wszystkimi aspektami podróży służbowych, od rezerwacji lotów, przez hotele, po harmonogramy spotkań.
- Przygotowanie dokumentacji: Przygotowywanie raportów, prezentacji, analiz i innych materiałów niezbędnych dla kierownictwa. EA często tworzy dokumenty strategiczne, które są podstawą decyzji biznesowych.
- Zarządzanie komunikacją: Odpowiedzialność za koordynację wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji przełożonego. Często jest to filtr wiadomości, telefonów i zapytań, które trafiają do zarządzającego.
- Wsparcie w podejmowaniu decyzji: Asystent może dostarczać kierownictwu analizy i dane, które pomagają w podejmowaniu decyzji. Niektóre EA mają także uprawnienia do podejmowania określonych decyzji samodzielnie.
- Zarządzanie projektami: W wielu przypadkach EA jest odpowiedzialny za koordynację kluczowych projektów w firmie. Może zarządzać zespołami, kontrolować terminy oraz raportować postępy bezpośrednio do zarządu.
- Reprezentowanie przełożonego: W pewnych sytuacjach, EA może reprezentować swojego przełożonego na spotkaniach lub wydarzeniach branżowych, zapewniając płynność działań i dobre relacje z kluczowymi partnerami biznesowymi.
Współpraca z innymi działami
Executive Assistant współpracuje blisko z różnymi działami i osobami w organizacji:
- Zarząd i kadra kierownicza: EA jest partnerem w codziennych zadaniach. EA jest wręcz „prawą ręką” kierownictwa.
- HR: Często EA wspiera działania HR, takie jak rekrutacja na kluczowe stanowiska, onboarding nowych pracowników czy organizacja szkoleń.
- Dział finansowy: Przygotowywanie raportów finansowych, budżetowanie podróży służbowych, koordynacja rozliczeń kosztów.
- Dział IT: Wsparcie techniczne, zwłaszcza w przypadku organizacji wideokonferencji czy zarządzania systemami zarządzania projektami.
- Marketing i PR: Koordynacja działań komunikacyjnych i reprezentacyjnych, a także wsparcie w organizacji wydarzeń firmowych.
Korzyści z zatrudnienia Executive Assistant
- Efektywniejsze zarządzanie czasem: Dzięki wsparciu EA, członkowie zarządu mogą skupić się na kluczowych aspektach prowadzenia firmy, mając pewność, że codzienne zadania są pod kontrolą.
- Lepsza organizacja pracy: EA pomaga w utrzymaniu porządku w harmonogramach, co wpływa na sprawniejsze działanie całej organizacji.
- Wsparcie strategiczne: Wykwalifikowana asystentka nie tylko zarządza kalendarzem, ale też dostarcza wartościowych informacji, które wspomagają podejmowanie decyzji na poziomie strategicznym.
- Zwiększona produktywność: Zarząd może bardziej efektywnie wykorzystywać swój czas, ponieważ ma mniej na głowie spraw organizacyjnych i administracyjnych.
- Lepsza komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna: EA działa jako filtr dla informacji, co sprawia, że komunikacja jest bardziej uporządkowana, a przełożony unika „szumu informacyjnego”.
- Zarządzanie ryzykiem: Dzięki dobrej organizacji pracy i wsparciu, ryzyko pomyłek administracyjnych, opóźnień czy nieporozumień jest minimalizowane.
Wymagania i cechy idealnego Executive Assistant
EA musi posiadać zestaw cech, które umożliwią mu sprawne działanie na najwyższym poziomie:
- Doskonałe umiejętności organizacyjne: EA musi być mistrzem planowania i zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
- Dyskrecja: Praca na tym stanowisku wymaga codziennego kontaktu z poufnymi informacjami, dlatego zaufanie jest kluczowe.
- Umiejętność pracy pod presją: Asystent zarządu często działa w dynamicznym, wymagającym środowisku, gdzie kluczowe decyzje podejmowane są na bieżąco.
- Znajomość narzędzi technologicznych: Biegłość w obsłudze narzędzi do zarządzania projektami, kalendarzami oraz komunikacją elektroniczną jest niezbędna. W skillsecie współczesnej Executive Assistant jest także znajomość narzędzi AI czy wykorzystania automatyzacji procesów biznesowych.
- Komunikatywność i elastyczność: Zdolność do efektywnej współpracy z różnymi zespołami oraz dostosowania się do zmieniających się okoliczności.
Zatrudnienie Executive Asistant w Twojej firmie – podsumowanie
Zatrudnienie zdalnej Executive Assistant może przynieść firmie wiele korzyści, począwszy od odciążenia kadry zarządzającej, przez lepszą organizację pracy, aż po wsparcie strategiczne. EA to stanowisko wymagające nie tylko umiejętności administracyjnych, znajomości wielu narzędzi i programów (typu CRM, systemów HR, księgowych i innych), ale także dużej odpowiedzialności, co czyni je kluczowym elementem efektywnego funkcjonowania firmy na najwyższym poziomie.