Wprowadzenie wirtualnej asysty do Twojej firmy może być milowym krokiem w stronę podniesienia efektywności, optymalizacji i oszczędności. Jak to osiągnąć? Przeczytaj, jak przygotować siebie – szefa/szefową i pracowników do wdrożenia wirtualnej asysty, by odnieść sukces i wznieść Twój biznes na kolejny biznesowy poziom.
Decyzja zapadła – nawiązujesz współpracę z agencją VA i podłączasz swoją firmę do zewnętrznego zasilania mocy biznesowej. Jak najlepiej przygotować się do takiej zmiany, jeśli nigdy dotychczas nie delegowałes_aś zadań na zewnątrz?
Pozytywne nastawienie
Pierwszym krokiem, który musisz wykonać, w przypadku gdy masz już pracownika lub pracowników, jest poinformowanie o nawiązaniu współpracy z agencją VA. Pracownicy mogą obawiać się pracy z kimś “z zewnątrz”. Twoim zadaniem, jako szefa czy menedżera, jest rozwianie wszelkich obaw. Wirtualna asystentka/asystent czy zewnętrzny specjalista ma wesprzeć i odciążyć Ciebie i Twój zespół – i to jest najważniejsze przesłanie, które powinno zostać wyraźnie wypowiedziane i uświadomione w Twojej firmie.
Z naszego doświadczenia wynika, że pozytywne nastawienie do współpracy z zewnętrznym wsparciem to już duża część sukcesu we wdrożeniu usługi wirtualnej asysty. Pozytywna i otwarta postawa zespołu oraz budowane od początku zaufanie niezwykle podnosi efektywność takiej współpracy. Pamiętaj więc, aby z wyprzedzeniem poinformować wszystkich pracowników o nowej osobie w zespole, zwłaszcza gdy wszyscy pracują stacjonarnie, a VA lub nawet zespół VA dołączy do Was zdalnie. Zrozumienie, że wirtualna asysta może być kluczem do usprawnień, jest punktem wyjścia.
Nauka delegowania zadań
Kiedy Ty i Twoi pracownicy wiecie już, że dołącza do Was zewnętrzne wsparcie VA, pora na sprawy organizacyjne i techniczne. Jeśli chcesz, aby VA pracowała na Twoich systemach czy oprogramowaniu, pamiętaj o przydzieleniu jej odpowiednich kont i dostępów. Doświadczona VA bez problemu dostosuje się do Twoich dotychczasowych rozwiązań. Natomiast jeśli nie stosowałeś do tej pory narzędzi do pracy zdalnej, agencja VA zaproponuje Ci najlepsze rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej firmy.
W kolejnym kroku pora na ustalenie procesu zlecania zadań. Z reguły dopracowanie tego procesu trwa kilka tygodni, do miesiąca. Najważniejsze jednak, abyś ustalił_a zarówno w swojej firmie, jak i z agencją VA, jakie będą kanały komunikacji, w jaki sposób będą przekazywane i delegowane zadania.
Ważne również, aby szczególnie w początkowym, onboardingowym okresie współpracy, zadania były opisane możliwie precyzyjnie, a także zawierały informację, jakiego rezultatu oczekujesz (definition of done). Dzięki możliwie dokładnie opisanym kryteriom, VA z łatwością będzie potrafiła szybko i bezproblemowo zrealizować wydelegowane do niej zadania. Dobrym rozwiązaniem może być stworzenie checklisty do zadania, której wypełnienie pozwoli określić zadanie jako wykonane i zamknięte. Takie przygotowanie do delegowania zadań dla VA to kolejny krok milowy dla rozwoju Twojego biznesu.
Komunikacja. Czas reakcji.
Przy nawiązaniu współpracy z agencją VA, kolejnym czynnikiem sukcesu jest dopracowanie efektywnej, obustronnej komunikacji i systemu komunikacji zwrotnej, a także ustalenie jak przebiega proces obiegu informacji wewnątrz firmy. Określ na samym początku, do kogo jakie informacje powinny trafiać, aby komunikacja w firmie była skuteczna. Ustal także, w jakim czasie VA będzie gotowa podjąć wydelegowane zadania – jakiego buforu czasowego potrzebuje na rozwiązanie Twojego problemu. Dobrą praktyką jest również ustalenie czasu, jakiego potrzebujesz Ty na informację zwrotną dla VA w przypadku, kiedy ma jakieś szczegółowe pytania dotyczące zadania. Pamiętaj, że brak Twojego feedbacku lub pewnych informacji może blokować VA przed terminowym i skutecznym wykonaniem zadania. Ustalony i zachowywany czas reakcji w obustronnej komunikacji sprzyja podniesieniu efektywności pracy VA, a przecież zarówno Tobie, jak VA na tym najbardziej zależy. W e-delegate wierzymy, że sukces Twojej firmy, to nasz sukces.
Wdrożenie wirtualnej asysty z e-delegate – historie sukcesu
W naszej agencji mamy już na koncie sporo wdrożeń usług wirtualnej asysty, zarówno w małych, jednoosobowych firmach, jak i dużych spółkach. Jeśli chcesz skorzystać z naszego bogatego doświadczenia i historii sukcesu, już dziś wypełnij brief i razem z nami stwórz plan dopasowany do potrzeb Twojej firmy.
