Coraz częściej słyszysz, że któryś z Twoich znajomych przedsiębiorców zaczął współpracę z wirtualną asystentką lub właśnie rozważa taką możliwość. Ty też o tym już pomyślałeś. Cały czas jednak masz z tyłu głowy wiele wątpliwości. Jedną z nich jest to, że pakiet 10 godzin w miesiącu to przecież raptem nieco więcej niż jeden dzień roboczy etatowego pracownika i niewiele zmieni w Twojej firmie. Nic bardziej mylnego. Żeby rozwiać Twoje wątpliwości, przygotowaliśmy analizę, jakie zadania może wykonać doświadczona VA w 10h i jakie będziesz miał z tego korzyści dla siebie i Twojej firmy.
Czy 10 godzin w ogóle coś wniesie do mojej firmy?
Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub zatrudniasz niewielki zespół, powiedzmy dwie lub trzy osoby. Jesteś szefem/szefową, project managerem, sekretarką, specjalistą ds. marketingu i social media, czasem nawet fotografem w jednej osobie. Po godzinach rodzicem, mężem/żoną, partnerem/partnerką, masz też jakieś hobby, na które brakuje czasu. Doba ma niezmiennie 24h i za żadne skarby nie chce się wydłużyć. Nawet kiedy lista to-do wydaje się zbliżać do końca, jak grzyby po deszczu pojawiają się nowe sprawy i tematy, którym trzeba stawić czoła. Z jednej strony myślisz, że to dobrze, że biznes się kręci, z drugiej strony lista zadań może nieco przytłaczać. I tutaj właśnie pojawia się wirtualna asystentka. VA to osoba, która może przejąć część Twoich stałych lub jednorazowych zadań, na które Tobie brak czasu, siły lub których po prostu nie lubisz robić. Obawiasz się jednak, że pakiet 10 godzin to zbyt mało, żebyś odniósł/odniosła korzyści z współpracy z VA. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że płacisz za faktyczne godziny pracy, a okazuje się, że w tym czasie można wykonać wiele ważnych zadań, które odciążą Twój grafik i dadzą Tobie czas na inne ważne zadania i rozwój biznesu.
Doświadczona VA szybko wdroży się w działalność Twojej firmy, zrozumie Twoje potrzeby lub pomoże zdiagnozować Tobie obszary, w których może być Twoim wsparciem. Po takiej diagnozie i ustaleniu zadań, które wydelegujesz VA, przychodzi czas na ich realizację.
CASE STUDY nr 1
Przykładowo w ciągu 10 godzin VA z naszego zespołu przygotowała miesięczny plan postów na media społecznościowe (ok. 2h), uporządkowała faktury lub inne potrzebne dokumenty (ok. 1h), przeprowadziła research informacji, potrzebnych do rozwoju firmy (ok. 2h), napisała artykuł na firmowego bloga (ok. 2h), wykonała drobne prace graficzne na stronę www, np. dostosowała logotypy partnerów/dostawców/producentów, z którymi współpracuje jej klient (ok.1h), zaplanowała spotkania i zapanowała nad firmowym kalendarzem (ok. 2h). Widzisz? 10 godzin, a lista wykonanych zadań przez VA wcale nie jest taka krótka.
CASE STUDY nr 2
Nadal masz wątpliwości? Oto inny przykład z życia VA. Pierwszym zadaniem, które musiała wykonać było przygotowanie i wysyłka newslettera (w tym przypadku założeniem była wysyłka raz w miesiącu) – czas na realizację tego zadania to 2 godziny. Do tego dochodzi kontrola i obsługa wybranego adresu mailowego, np. do kontaktu z klientami i odpowiedzi na pytania/reklamacje – wirtualna asystentka poświęciła na to zadanie codziennie po 20 minut, co dało w miesiącu ok. 7,5 godziny. Pozostałe pół godziny z pakietu 10h pozostało na podsumowanie najciekawszych pytań z maili lub pytań, na które nie było gotowej odpowiedzi.
CASE STUDY nr 3
Mamy jeszcze inny zestaw zadań, które udało się zrealizować VA w ciągu 10h. Przygotowanie tekstów do materiałów marketingowych (np. ulotki i plakatu) Tobie zajmuje całą wieczność i na samą myśl, wiesz, że osiwiejesz. VA wykonała to zadanie w 3 godziny, uwzględniając w tym czas na poprawki. Następnie przygotowała prezentację na spotkanie z klientem, na którym Ci zależało – czas wykonania zadania to 2 godziny. Godzinę zajęło przygotowanie zaproszenia i konfiguracja webinaru, który chciałeś/chciałaś zorganizować w odpowiedniej aplikacji, a kolejną godzinę wsparcie Cię na czacie w trakcie samego webinaru. Pozostały czas VA poświęciła na moderację grupy klienta na Facebooku.
Jeśli do tej pory myślałeś, że 10 godzin to niewiele więcej niż jeden dzień pracy na etacie, masz powyżej szereg dowodów, że jest inaczej. Pamiętaj, że delegujesz zadania osobie, która biegle posługuje się różnymi narzędziami i aplikacjami. Uwzględnij, że odciążasz swój grafik z zadań, których nie chcesz lub nie lubisz robić, ale nie ponosisz kosztów zatrudnienia etatowego pracownika. Teraz już wiesz, że warto – prawda?
Sprawdź, jak zmieni się Twój biznes ze wsparciem e-delegate. Wypełnij brief i umów się na bezpłatną konsultację.
Przeczytaj także: „Jak wdrożyć wirtualną asystę do firmy”
