Jeśli prowadzisz firmę, podlegasz licznym obowiązkom prawnym czy podatkowym. Szczególnym obowiązkiem księgowym, dotyczącym firm prowadzących pełną księgowość, określaną także jako księgi rachunkowe, jest przygotowanie i złożenie sprawozdania finansowego w ściśle określonym terminie. Jeśli co roku w okolicy przełomu czerwca i lipca obowiązek złożenia sprawozdania finansowego spędza Ci sen z powiek, przeczytaj koniecznie nasz artykuł. Sprawdź, o czym musisz pamiętać, jeśli obowiązek składania dotyczy właśnie Ciebie i Twojej firmy. Oto lista rzeczy, o których musisz pamiętać.
Obowiązki sprawozdawcze: kto, kiedy i jak musi składać sprawozdanie finansowe?
Zacznijmy od tego, czym jest samo sprawozdanie finansowe i kto dokładnie musi je złożyć. Sprawozdanie finansowe to dokument, który przedstawia najważniejsze informacje dotyczące działalności finansowej firmy za dany rok. Dokument ten jest przygotowywany na określony dzień, zwany dniem bilansowym. Jeśli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy przypada na 31 grudnia danego roku.
Kogo dotyczy obowiązek składania sprawozdania finansowego?
Obowiązek składania sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów prowadzących pełną księgowość, w tym:
- Spółek kapitałowych: spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółek akcyjnych (S.A.).
- Spółek osobowych: spółek jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, jeżeli ich wspólnikami są osoby prawne.
- Przedsiębiorców: osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jeśli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 milionów euro.
- Fundacji i stowarzyszeń: które prowadzą działalność gospodarczą.
- Spółdzielni: wszystkich spółdzielni, niezależnie od wielkości przychodów.
- Jednostek samorządu terytorialnego: i ich jednostek organizacyjnych.
- Innych jednostek: wymienionych w ustawie o rachunkowości, takich jak banki, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji.
Zapamiętaj! Obowiązek składania sprawozdania finansowego mają wszystkie spółki niezależnie od ich charakteru prawnego. Sprawozdania finansowe muszą sporządzać:
- Firmy zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą
o rachunkowości, na przykład z powodu osiągnięcia określonego poziomu przychodów lub posiadanego statusu prawnego. - Firmy, które dobrowolnie zdecydowały się na prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Krok po kroku: w jaki sposób przygotować sprawozdanie finansowe
Przed złożeniem sprawozdania do odpowiedniego organu, musisz zadbać o sporządzenie odpowiednich dokumentów w Twojej firmie i zachowania pewnych formalności i terminów.
Maksymalnie w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli najczęściej licząc od 31 grudnia, musisz do 31 marca przygotować roczne sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spółki. Następnie w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli do 30 czerwca musi się odbyć zgromadzenie wspólników, którzy najpóźniej do 15 dni wcześniej muszą zapoznać się ze sprawozdaniem, by zatwierdzić je na zgromadzeniu. Od zatwierdzenia masz 15 dni na złożenie kompletu dokumentów do KRS. W 2024 roku ostateczny termin przypada w dniu 15 lipca.
Składanie sprawozdania finansowego to zatem proces, który składa się z kilku etapów.
- Przygotowanie sprawozdania: najpierw musisz przygotować sprawozdanie finansowe, które obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Wszystkie dokumenty muszą być sporządzone zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
- Bilans: przedstawia aktywa i pasywa spółki na koniec roku obrotowego.
- Rachunek zysków i strat: pokazuje przychody, koszty oraz wynik finansowy spółki za rok obrotowy.
- Informacja dodatkowa: zawiera szczegółowe wyjaśnienia dotyczące pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat, a także inne istotne informacje, jak np. zasady rachunkowości przyjęte przez spółkę.
Do sprawozdania finansowego musisz również dołączyć:
- Uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie.
- Sprawozdanie z działalności firmy (jeśli jest wymagane, np. w spółkach kapitałowych i komandytowo-akcyjnych).
- Uchwałę dotyczącą podziału zysku lub pokrycia straty.
- Opinię lub sprawozdanie biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie finansowe było badane).
- Podpisywanie sprawozdania: sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez wszystkie osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez członków zarządu. Z uwagi na to, że aktualnie przedsiębiorcy mają obowiązek składania sprawozdań drogą elektroniczną, konieczne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (profil zaufany).
- Zatwierdzenie sprawozdania: następnie, sprawozdanie musi zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy. W przypadku spółek z o.o., jest to zazwyczaj zgromadzenie wspólników. Zatwierdzenie powinno być udokumentowane odpowiednią uchwałą.
- Złożenie sprawozdania do KRS: po zatwierdzeniu, sprawozdanie należy złożyć do KRS.
W jaki sposób możesz złożyć sprawozdanie finansowe do KRS
Istnieją dwie metody, za pomocą których możesz złożyć drogą elektroniczną sprawozdanie finansowe spółki prowadzącej pełną księgowość i zarejestrowanej w Krajowym Rejestrze Sądowym:
- bezpłatnie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych
- odpłatnie przez system teleinformatyczny S24
Jeżeli firma prowadzi pełną księgowość, a nie jest zarejestrowana w KRS, musi złożyć e-sprawozdanie przez aplikację e-Sprawozdania Finansowe.
W naszym artykule skupiamy się na podmiotach zarejestrowanych w KRS.
Niezależnie, jaką metodę wybierzesz, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
- Zaloguj się do eKRS /portalu S24 lub załóż konto w systemie, jeśli jeszcze go nie masz.
- Wypełnij formularz:
- Znajdź odpowiedni formularz do złożenia sprawozdania finansowego.
- Podaj dane swojej spółki.
- Załącz wymagane dokumenty: bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową.
- Załącz wymagane dokumenty:
- Upewnij się, że wszystkie dokumenty są podpisane i zatwierdzone.
- Załącz dokumenty w formie elektronicznej (Sprawozdanie w XML i pozostałe najczęściej w formacie PDF).
- Dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez osoby uprawnione.
- Złóż sprawozdanie:
- Po wypełnieniu formularza i załączeniu dokumentów złóż sprawozdanie.
- System wygeneruje potwierdzenie złożenia, które warto zachować na wypadek kontroli.
- Monitoruj status zgłoszenia:
- Po złożeniu sprawozdania, monitoruj jego status w systemie eKRS.
- W przypadku ewentualnych błędów, system poinformuje Cię o konieczności wprowadzenia poprawek.
Co Ci grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego
Jeśli nie złożysz sprawozdania finansowego Twojej spółki, możesz spotkać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami. Jakimi?
- Grzywna dla kierownika jednostki (np. członka zarządu)
- Kara ograniczenia wolności dla kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat.
- Postępowanie przymuszające.
- Rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS.
- Ustanowienie kuratora.
Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do złożenia dokumentu
w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia, pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (tzw. tryb przymuszający).
Zapamiętaj! Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dla sytuacji losowych, takich jak złożenie sprawozdania po terminie z powodu awarii systemu czy braku prądu.
Podsumowanie – 6 rzeczy, o których musisz pamiętać kiedy składasz sprawozdanie finansowe
- Zadbaj, aby dotrzymać terminów przygotowania i zatwierdzenia dokumentów spółki po zakończeniu roku obrotowego.
- Dopilnuj, aby dokumenty zostały zatwierdzone przez zobowiązane do tego WSZYSTKIE osoby (zarząd, wspólnicy, zgromadzenie).
- Pamiętaj o podpisach zaufanych lub kwalifikowanych przy wszystkich dokumentach.
- Załóż z wyprzedzeniem konto w eKRS, aby mieć dostęp do bezpłatnego Repozytorium Dokumentów Finansowych lub w systemie S24 – nie czekaj z tym do ostatniej chwili (czyli w 2024 roku do 15 lipca).
- Dołącz wszystkie niezbędne dokumenty.
- Upewnij się, że zapisałeś każdy załącznik i zatwierdziłeś cały wniosek.
Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą i potrzebujesz wsparcia w codziennej administracji spółki, m.in. w przygotowywaniu dokumentów, sprawozdań, raportów czy też współpracy z biurem księgowym lub rachunkowym w comiesięcznym przygotowywaniu dokumentacji, sprawdź, jak wirtualna asystentka może pomóc w realizowaniu obowiązków nałożonych na Ciebie przepisami prawa. Obsługa spółek w tym zakresie to jedna ze specjalizacji naszego zespołu wirtualnej asysty.
Sprawdź ofertę lub umów się na bezpłatna konsultację, podczas której zaproponujemy Ci najlepsze rozwiązania odpowiadające Twoim potrzebom.
